Gestión Documental, clave para la toma de decisiones empresarial

En la búsqueda de la seguridad y eficiencia en la gestión de la información, los sistemas de gestión documental aparecen cada vez con mayor fuerza como elementos imprescindibles para cualquier empresa, pues permiten asegurar la inmediata disposición de la información relevante para la mejor toma de decisiones.

Los sistemas de gestión documental son el conjunto de normas técnicas y prácticas utilizadas para ordenar y administrar documentos de distinta clase, tanto recibidos como generados, que forman parte de una entidad y cuyo espacio ocupado, tanto digital como físico, crece sistemáticamente.

Con los sistemas de gestión documental se consigue el objetivo de simplificar la recuperación de datos en la empresa, determinando parámetros a la hora de definir el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminando los que ya no sirven y asegurando la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, siguiendo principios de racionalización y economía en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.

Encontramos una gran variedad de ventajas de los sistemas de gestión documental:

1. Proceso de digitalización de documentos: A través del escaneo de documentos físicos para su almacenamiento en formato digital, obtendremos, a través de una digitalización organizada y planificada, un aprovechamiento óptimo del sistema.
   
2. Localización central: Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué empleados pueden tener acceso a los documentos alojados en dicha localización gracias al mecanismo de concesión de permisos. Se genera una agilización total en el ritmo de trabajo.
   
3. Agilizar el flujo de trabajo: El sistema de gestión documental puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos, a través de la automatización de las funciones, ahorrando además tiempo a la organización en la realización manual de tareas repetitivas.
   
4. Seguridad: Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema.
   
5. Compartir documentos: Mediante la creación de redes y grupos de acceso a los archivos, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa. Además de los empleados, distintos grupos externos a la empresa (proveedores, clientes…) podrán tener acceso a documentos necesarios para la relación que mantienen.
   
6. Trabajo en grupo y sin duplicación de versiones: Los empleados podrán trabajar de forma conjunta sobre un mismo documento sin necesidad de disponer de varias versiones de este archivo desde directamente la aplicación de gestión documental. La colaboración documental permite, de esta forma, compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de forma más sencilla. Además, los gestores documentales evitan el problema de la duplicación de los archivos en distintas ubicaciones, además de disponer de un historial de versiones donde podremos recuperar información, así como modificarla o eliminarla.
   

En Apunte estamos implantando sistemas de gestión documental en empresas de diversos sectores económicos: servicios profesionales, inmobiliarios, ingeniería,…, gracias al software SharePoint online como herramienta principal de la gestión de datos de empresas.

SharePoint es una plataforma de colaboración empresarial desarrollada por Microsoft, formada por productos y elementos de software que incluye funciones de dicha colaboración, basado en el navegador web, módulos de administración de procesos, módulos de búsqueda y una plataforma de administración de documentos (gestión documental), a través de la cual optimizamos el sistema de las empresas, y totalmente accesible para la Pyme.